Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden markkinointirekisteriseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Hartela-konserniin kuuluvien yhtiöiden yritysasiakkaita ja yhteistyökumppaneita.

Tietosuojasi on meille tärkeä asia, ja olemme sitoutuneet suojaamaan asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yksityisyyttä. Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

SELOSTEEN SISÄLTÖ

1     Rekisterinpitäjä

2     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

3     Käsittelyn oikeusperusteet

4     Rekisterin tietosisältö

5     Säännönmukaiset tietolähteet

6     Henkilötietojen säilytysaika

7     Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

8     Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

9     Rekisterin suojauksen periaatteet

10       Rekisteröidyn oikeudet 

 

1 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjänä on se Hartela-konsernin yhtiö, johon sinulla tai edustamallasi yrityksellä on asiakas-,
toimittaja-, yhteistyö-, sopimus- tai muu suhde.

Hartela-konsernin yhtiöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja kyseisissä tarkoituksissa, ovat:

  • Hartela-yhtiöt Oy
  • Hartela Etelä-Suomi Oy
  • Hartela Länsi-Suomi Oy
  • Hartela Pohjois-Suomi Oy

Näistä kukin on erikseen rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjän puolesta tietosuoja-asioista huolehtii Hartela-yhtiöt Oy, jonka yhteystiedot ovat:

Hartela-yhtiöt Oy
Ilmalantori 1
00240 Helsinki

Puhelin: 010 561 3000 (vaihde)
Y-tunnus: 2346079-8
Kotipaikka: Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on:

Antti Mölsä
Ilmalantori 1
00240 Helsinki
etunimi.sukunimi@hartela.fi

 

2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja sinun tai edustamasi yrityksen väliseen suhteeseen tai muuten rekisterinpitäjän liiketoimintaan. Näihin kuuluvat seuraavat tarkoitukset:

Sijoittajat ja toimitilakäyttäjät sekä potentiaaliset sijoittajat ja toimitilakäyttäjät sekä muut yhteistyökumppanit

  • Palvelujen ja tuotteiden tarjoaminen, myynti ja toimittaminen
  • Palvelujen ja tuotteiden kehittäminen
  • Asiakassuhdetietojen ylläpitäminen ja päivittäminen
  • Asiakassuhteeseen liittyvien yhteydenottojen mahdollistaminen
  • Kauppakirjojen tai vuokrasopimusten tekeminen
  • Asiakasviestintä
  • Asiakassuhteeseen perustuva markkinointiviestintä
  • Asiakaskyselyiden toteuttaminen ja asiakaspalautteen kerääminen
  • Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi
  • Tapahtumien järjestäminen
  • Viestinnän edistäminen ja kehittäminen
  • Tilastointi ja analysointi
  • Markkinatutkimusten tekeminen
  • Suoramarkkinointi (ei sähköinen)
  • Lupaan perustuva sähköinen suoramarkkinointi asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille

Urakan tilaajat ja potentiaaliset urakan tilaajat

  • Tarjouspyyntöjen tekeminen
  • Palvelujen ja tuotteiden tarjoaminen, myynti ja toimittaminen
  • Asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen
  • Palvelujen ja tuotteiden kehittäminen
  • Asiakassuhteeseen perustuva markkinointiviestintä
  • Asiakaskyselyiden toteuttaminen ja asiakaspalautteen kerääminen
  • Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi
  • Tapahtumien järjestäminen
  • Viestinnän edistäminen ja kehittäminen
  • Tilastointi ja analysointi
  • Markkinatutkimusten tekeminen
  • Suoramarkkinointi (ei sähköinen)
  • Lupaan perustuva sähköinen suoramarkkinointi asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille

Palveluntarjoajat

  • Alihankinta-, toimitus- ja konsulttisuhteen hoitaminen ja hallinnointi
  • Yhteistyösuhteeseen liittyvä viestintä
  • Työmaan prosessien suunnittelu ja hallinnointi
  • Tilaajavastuulain mukaisten velvollisuuksien täyttäminen (tilaajavastuuraportit)
  • Alihankinta- toimitus- ja konsulttisuhteen kehittäminen

Maa-alueiden myyjät

  • Maa-alueiden hankkiminen yhtiön rakennushankkeita varten ja tässä yhteydessä tehtävä maa-alueen kauppa

Hankinta- ja kilpailutusprosesseihin osallistuvat

  • Tarjouspyyntöjen tekeminen ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
  • Tilaajavastuuraporttien tekeminen tilaajavastuulain mukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi
  • Sopimusneuvottelujen käyminen ja niihin liittyvä yhteydenpito ja viestintä
  • Urakkaneuvotteluiden käyminen ja niihin liittyvä yhteydenpito ja viestintä

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

 

3 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Sijoittajien ja toimitilakäyttäjien, urakan tilaajien, palveluntarjoajien, maa-alueiden myyjien sekä hankinta- ja kilpailuprosesseihin osallistuvien osalta henkilötietoja kerätään ja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu sinun ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että olet rekisterinpitäjän asiakas tai toimittaja tai potentiaalinen asiakas tai toimittaja tai muu yhteistyökumppani.

Lisäksi siltä osin kuin tietoja kerätään ja käsitellään tilaajavastuulain mukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi, käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen.

Mikäli maa-alueen kauppaa koskeva sopimus allekirjoitetaan luonnollisen henkilön ja rekisterinpitäjän välillä, maa-alueen myyjän osalta henkilötietoja kerätään ja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
Henkilötietojasi voidaan kerätä ja käsitellä sähköisiin suoramarkkinointitarkoituksiin antamasi suostumuksen perusteella. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi ainoastaan tarkoituksiin, jotka liittyvät olennaisesti edellä mainitun suhteen hallinnointiin, hoitamiseen sekä liiketoiminnan kehittämiseen, ja joita olet kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

 

4 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä yllä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi:

Sijoittajat ja toimitilakäyttäjät sekä potentiaaliset sijoittajat ja toimitilakäyttäjät sekä muut yhteistyökumppanit

  • Nimi- ja yhteystietosi (työosoite, työpuhelinnumero, työsähköpostiosoite)
  • Edustamasi yrityksen tiedot sekä asemasi ja vastuualueesi kyseisessä yrityksessä
  • Edustamasi yrityksen kaupparekisteriotteella oleva syntymä- ja kotipaikkatietosi, jos olet yrityksen kaupparekisteriin merkitty vastuuhenkilö
  • Muistiinpanot tapaamisista ja keskusteluista
  • Tapahtuman osallistumiseen liittyvät tiedot (erityisruokavaliot ja pääsyrajoitteet)

Urakan tilaajat ja potentiaaliset urakan tilaajat

  • Nimi- ja yhteystietosi
  • Edustamasi yrityksen tiedot sekä asemasi kyseisessä yrityksessä
  • Tapahtuman osallistumiseen liittyvät tiedot (erityisruokavaliot ja pääsyrajoitteet)

Palveluntarjoajat

  • Nimi- ja yhteystietosi
  • Edustamasi yrityksen tiedot sekä asemasi kyseisessä yrityksessä
  • Edustamasi yrityksen kaupparekisteriotteella oleva syntymä- ja kotipaikkatietosi, jos olet yrityksen kaupparekisteriin merkitty vastuuhenkilö
  • Asiakas- ja markkinointiviestintään liittyvät suostumukset ja kiellot
  • Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan liittyvät tiedot

Maa-alueiden myyjät

  • Nimi- ja yhteystietosi
  • Mikäli olet yksityishenkilö, henkilötunnuksesi
  • Mikäli edustat myyjäyritystä, edustamasi yrityksen tiedot sekä asemasi kyseisessä yrityksessä
  • Kauppakirjassa olevat muut tiedot

Hankinta- ja kilpailutusprosesseihin osallistuvat

  • Nimi- ja yhteystietosi
  • Edustamasi yrityksen tiedot sekä asemasi kyseisessä yrityksessä
  • Edustamasi yrityksen kaupparekisteriotteella oleva syntymä- ja kotipaikkatietosi, jos olet yrityksen kaupparekisteriin merkitty vastuuhenkilö

Rekisterinpitäjä ilmoittaa aina tietojen keruun yhteydessä, onko tietojen antaminen pakollista. Koska olet edustamasi yrityksesi ensisijainen kontakti, tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa rekisterinpitäjän ja edustamasi yrityksen väliseen yhteistyöhön.

 

5 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietojasi kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietojasi myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa kolmansilta
osapuolilta.

 

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisteriin kerättyjä henkilötietojasi ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötietosi on kerätty. Nämä ovat lueteltu yllä kohdassa 2 ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus”.

Henkilötietoja säilytetään seuraavien säilytysaikojen mukaisesti:

  • Asiakas- tai toimittajasuhteen ajan sekä lain sallimien säilytysaikojen puitteissa;
  • Mikäli sinulla ei ole rekisterinpitäjään olemassa olevaa asiakas- tai toimittajasuhdetta, henkilötietojasi säilytetään yhteydenottoa varten puoli vuotta viimeisestä yhteydenotosta.

Maa-alueiden myyjien osalta tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kauppakirjan mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä lain sallimien säilytysaikojen puitteissa.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti konsernin sisäisten käytännesääntöjen mukaisesti. Lisäksi se toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

 

7 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT 
SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille.

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää henkilötietojesi käsittelyssä palveluntuottajia, jotka henkilötietojen käsittelijän asemassa käsittelevät tai säilyttävät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Nämä palveluntuottajat tuottavat muun muassa Hartela-konsernin yhtiöille markkinointiviestintää ja muuta viestintää, potentiaalisten asiakkaiden kontaktointia, myynti- ja välitystoimeksiantojen hoitamista, asiakkaiden kontaktointipalveluita, asianajopalveluita sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä IT-palveluita. Lisäksi Hartela-yhtiöt Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun siltä osin kuin se hoitaa kohdassa 2 ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus” mainittuja asioita.

 

8 TIETOJEN SIIRTO EU:N JA ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot säilytetään lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköisesti tallennetut henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin. Tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

 

10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröitynä sinulla on alla kuvatut oikeudet:

  • Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi; 
  • Silloin kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen; 
  • Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennettyä; 
  • Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät; 
  • Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät; 
  • Oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle kyseisen rekisterinpitäjän estämättä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Voit lähettää oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitteeseen asiakasrekisterit@hartela.fi. Jos sinulla on asiasta kysyttävää, voit myös olla yhteydessä edellä mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön.