Asunnonostajien markkinointirekisteriseloste

SELOSTEEN SISÄLTÖ

1. Rekisterinpitäjä
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
3. Käsittelyn oikeusperusteet
4. Rekisterin tietosisältö
5. Säännönmukaiset tietolähteet
6. Henkilötietojen säilytysaika
7. Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
10. Rekisteröidyn oikeudet

1 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjänä on se Hartela-konsernin yhtiö, johon sinulla on voimassa oleva asiakassuhde, jolle olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi keräämiseen ja käsittelyyn, tai jolle olet ilmoittanut haluavasi vastaanottaa yhtiöltä yhteydenoton tai viestintää.

Hartela-konsernin yhtiöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja kyseisissä tarkoituksissa, ovat:

• Hartela Etelä-Suomi Oy
• Hartela Länsi-Suomi Oy
• Hartela Pohjois-Suomi Oy
• Hartela Pirkanmaa Oy

Näistä kukin on erikseen rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjän puolesta tietosuoja-asioista huolehtii Hartela-yhtiöt Oy, jonka yhteystiedot ovat:

Hartela-yhtiöt Oy
Ilmalantori 1
00240 Helsinki

Puhelin: 010 561 3000 (vaihde)
Y-tunnus: 3371617-9
Kotipaikka: Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on:

Antti Mölsä 
Ilmalantori 1
00240 Helsinki

Puh. 0405792603
antti.molsa@hartela.fi

2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi asiakassuhteen hoitamiseen, asuntokauppaan liittyvien lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen sekä viestintään ja markkinointitarkoituksiin. Lisätietoja kustakin käsittelytarkoituksesta löydät alla olevien alaotsikoiden alta.

2.1 Markkinointi

Jos olet ilmoittanut haluavasi vastaanottaa markkinointia tai yhteydenottoja rekisterinpitäjältä, tai jos olet rekisterinpitäjän asiakas, rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi seuraaviin markkinointitarkoituksiin:

• Yhteydenottopyynnön jättäneiden kontaktointi;
• Asiakassuhteeseen perustuva markkinointiviestintä;
• Lupaan perustuva sähköinen suoramarkkinointi sekä muu suoramarkkinointi;
• Tapahtumien järjestäminen;
• Markkinointiin liittyvien kilpailujen ja arvontojen järjestäminen sekä niihin liittyvä viestintä;
• Asiakaskyselyiden toteuttaminen ja asiakaspalautteen kerääminen:
• Viestinnän edistäminen ja kehittäminen:
• Tilastointi ja analysointi; ja Markkinatutkimusten tekeminen. 
  
  

2.2 Asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen sekä asuntokauppaan liittyvien lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen

Jos olet rekisterinpitäjän asiakas, rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi yllä mainittujen markkinointitarkoitusten lisäksi tarkoituksiin, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja sinun välisen asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen sekä asuntokauppaan liittyvien lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen. Näihin kuuluvat seuraavat tarkoitukset:

• Palvelujen ja tuotteiden tarjoaminen, myynti ja toimittaminen;
• Asiakassuhdetietojen ylläpitäminen;
• Asiakasviestintä;
• Asuntokaupan toteuttamiseen liittyvien asioiden hoitaminen.Rakennusvaiheessa myytävien asuntojen osalta rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi erinäisten lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi. Näitä velvoitteita ovat muun ohella kauppakirjojen laatiminen sekä osakasluettelon laatiminen ja ylläpito. Sinulle lähetetään myös ilmoituksia kohteen valmistumisesta, muuttokirjeitä sekä kutsuja osakkeenomistajien kokoukseen.
• Asunnon muutostöiden toteuttaminen;
• Reklamaatioiden käsitteleminen; ja
• Palvelujen ja tuotteiden kehittäminen.

Rekisterin tietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.          

3 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

3.1 Markkinointi

Henkilötietojasi kerätään ja käsitellään sähköisiin suoramarkkinointitarkoituksiin antamasi suostumuksen perusteella. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.

Muiden markkinointitarkoitusten osalta henkilötietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu sinun ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että olet itse lähestynyt rekisterinpitäjää ja ilmaissut haluavasi yhteydenoton rekisterinpitäjältä, olet osallistunut kilpailuun tai arvontaan tai olet rekisterinpitäjän asiakas. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi ainoastaan tarkoituksiin, jotka liittyvät olennaisesti edellä mainitun suhteen hallinnointiin ja hoitamiseen sekä liiketoiminnan kehittämiseen, ja joita olet siten kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

3.2 Asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen sekä asuntokauppaan liittyvien lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen

Henkilötietojasi käsitellään asuntokaupan toteuttamiseen ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseen sinun ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen ja rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisen perusteella.

Muu kohdassa 2 ”henkilötietojen käsittelyn tarkoitus” kuvattu asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu sinun ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että sinun ja rekisterinpitäjän välillä on asiakassuhde, jonka perusteella voit kohtuudella olettaa henkilötietojasi käsiteltävän kyseisiin tarkoituksiin.     

4 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

4.1 Markkinointi

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä yllä kuvattujen markkinointitarkoitusten toteuttamiseksi:

• Nimi- ja yhteystietosi: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite;
• Ilmoittamasi mielenkiinnon kohteet.

Lisäksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä kilpailujen ja arvontojen järjestämiseksi:

• Henkilötunnuksesi;
• Tiedot perhesuhteestasi ja puolisostasi;
• Sinuun yhdistettävissä oleva tunnus;
• Tieto arvonnan voittaneista tunnuksista.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa aina tietojen keruun yhteydessä, onko tietojen antaminen pakollista. Tietojen antaminen on muun muassa kilpailuihin ja arvointoihin osallistumisen edellyttämä vaatimus, jota ilman rekisterinpitäjä ei voi tarjota kyseistä palvelua sinulle.

4.2 Asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen sekä asuntokauppaan liittyvien lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä yllä kuvattujen asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen sekä sen lakisääteisten velvollisuuksiin liittyvien tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Nimi- ja yhteystietosi: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite;
• Henkilötunnuksesi;
• Kauppakirjat ja niissä olevat tiedot;
• Toiveesi;
• Asuntoon liittyvät tiedot: osakkeet ja asunnon numero;
• Reklamaatioiden ja muutostöiden tiedot.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa aina tietojen keruun yhteydessä, onko tietojen antaminen pakollista. Tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa asuntokaupan toteutumiseen sekä rekisterinpitäjän ja sinun väliseen yhteistyöhön.   

5 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietojasi kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi.

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietojasi myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa tai joiden kautta se toteuttaa asuntokauppaan liittyviä velvollisuuksiaan tai muita asuntokauppaan liittyviä toimenpiteitä.

Markkinointitarkoitusten toteuttamiseksi rekisterinpitäjä voi kerätä ja päivittää henkilötietoja väestörekisteristä, luottotietorekisteristä, suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.   

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötietosi on kerätty. Nämä ovat lueteltu yllä kohdassa 2 ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus”.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin seuraavien säilytysaikojen mukaisesti:

• Asiakassuhteen ajan ja enintään kolme vuotta sen päättymisen jälkeen;
• Mikäli sinulla ei ole rekisterinpitäjään asiakassuhdetta, henkilötietojasi säilytetään yhteydenottoa varten kolme vuotta viimeisestä yhteydenotosta;
• Hitas-asuntojen arvontaan osallistuneiden hakijoiden tietoja säilytetään kaksi vuotta arvonnan jälkeen.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi asuntokauppaan liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi asuntokauppalain vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti konsernin sisäisten käytännesääntöjen mukaisesti. Lisäksi se toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.  

7 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT 
SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietojasi muille Hartela-konserniin kuuluville yhtiöille silloin, kun itse päätät asioida useamman Hartela-konserniin kuuluvan yhtiön kanssa. Nämä yhtiöt on lueteltu yllä kohdassa 1 ”Rekisterinpitäjä”.

Rakennusvaiheessa myytävien asuntojen osalta tietoja vastaanottaa RS-pankki, jonne asunto-osakeyhtiötä ja rakentamishanketta koskevat turva-asiakirjat tallennetaan säilytettäväksi. Rekisterinpitäjä luovuttaa Hitas-asuntojen arvontaan osallistuneiden tiedot Helsingin kaupungille. Lisäksi tietoja luovutetaan veroviranomaiselle lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Rakentamisvaiheen päättyessä rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietojasi asunto-osakeyhtiön hallitukselle asunto-osakeyhtiön hallinnointia varten, ja henkilötietojasi siirretään näissä tarkoituksissa myös isännöitsijälle.

Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä palveluntuottajia, jotka henkilötietojen käsittelijän asemassa käsittelevät tai säilyttävät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Nämä palveluntuottajat tuottavat muun muassa Hartela-konsernin yhtiöille markkinointiviestintää ja muuta viestintää sekä toteuttavat Hartela-konsernin yhtiöiden verkkosivun ja muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä IT-palveluita. Lisäksi Hartela-yhtiöt Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun siltä osin kuin se hoitaa kohdassa 2 ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus” mainittuja asioita.  

8 TIETOJEN SIIRTO EU:N JA ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot säilytetään lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

ATK:lla käsiteltävät tiedot
Sähköisesti tallennetut henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin. Tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröitynä sinulla on alla kuvatut oikeudet:

• Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi;
• Silloin kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
• Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennettyä;
• Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle kyseisen rekisterinpitäjän estämättä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Voit lähettää oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitteeseen asiakasrekisterit@hartela.fi. Jos sinulla on asiasta kysyttävää, voit myös olla yhteydessä edellä mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön.