TNS Gallup / Swing Plus / Helsinki

Yhdessä suunniteltu on hyvin tehty

"Väitän, että meillä on nyt enemmän happea ympärillä, vaikka neliöt puolittuivat."
Eila Onniselkä, TNS Gallup

TNS Gallup muutti uusiin tiloihin Hartelan rakentamaan Swing Plus -taloon kesällä 2012, mutta uusien tilojen haku- ja suunnitteluprojekti alkoi jo pari vuotta aiemmin.

– Vanhojen tilojemme vuokrasopimus oli lopuillaan, ja samalla oli selvää, että vanhantyyppinen toimitilakulttuuri oli kohdallamme tullut tiensä päähän, muuttoprojektia johtanut Eila Onniselkä toteaa.

Uusia toimitiloja suunnittelemaan koottiin työryhmä, jonka työtä pohjustettiin koko henkilökunnan workshopeilla. Niissä kerättiin tietoa henkilöstön työtavoista, logistisista reiteistä, tarpeista ja mieltymyksistä. Pohjatyön perusteella päädyttiin etsimään uudenlaista monitilaympäristöä, jossa pitkät käytävät ja henkilökohtaiset työhuoneet korvataan avoimemmalla ja joustavammalla tilasuunnittelulla.

– Koko organisaation asiantuntemusta hyödyntämällä saatiin toimitiloista huomattavasti paremmat, kertoo Onniselkä.

– Yhteinen suunnitteluprojekti oli omiaan myös sitouttamaan henkilöstöä muutokseen ja lisäämään tyytyväisyyttä lopputulokseen.

Hartela on hyvä kumppani

Hartela valikoitui TNS Gallupin toimitilamuutoskumppaniksi jo varhaisessa vaiheessa. Eila Onniselän mukaan valinta oli varsin helppo.

– Ensinnäkin, Hartelalla oli kohde juuri siellä minne halusimme. Otaniemen ja Keilaniemen rajalla TNS Gallup toimii keskellä Suomen kiinnostavimpia yrityksiä. Asiakkaat ovat lähellä.

– Myös Swing Plus -talon arkkitehtuuri miellytti välittömästi. Jokaisen kerroksen keskellä on avoin piazza, jonka ympärille työtilat ryhmittyvät kuin pikkukaupunki torin ympärille. Tilankäyttö mahdollistaa sekä tiimityön että omaan työrauhaan vetäytymisen.

– Päätöksen sinetöi Hartelan halu kuunnella meidän toiveitamme ja joustavuus muokata kokonaisuutta niiden mukaan. Tämän mittakaavan projektissa haasteita tulee vastaan aina, mutta Hartelan kanssa ongelmatkin ratkottiin hyvässä hengessä, kiittää Onniselkä.

Kuka tarvitsee työhuonetta?

TNS Gallup toteuttaa uudenlaista monitila-ajattelua niin pitkälle vietynä, että koko organisaatiossa on vain yksi henkilökohtainen työhuone. Se on toimitusjohtajan kulmahuone, eikö niin?

– Ei suinkaan, korjaa Eila Onniselkä. – Toimitusjohtajamme on paljon matkoilla tai muuten liikkeellä toimiston ulkopuolella. Hänen huoneensa olisi enimmäkseen tyhjä, jos sellainen olisi. Asiantuntijavetoinen TNS Gallup on matala organisaatio, jossa toimitusjohtajan huone on täysin tarpeeton myös muodollisen aseman korostajana. Henkilöstön kanssa samassa tilassa istuessaan toimitusjohtaja saa luontevasti tietoa projektien vaiheista ja organisaation kuulumisista.

– Kun muuttoa suunniteltiin, tuli nopeasti selväksi, että johto tuskin malttaa odottaa pääsyä muun henkilöstön yhteyteen, pois omista työhuoneistaan, Eila Onniselkä kertoo. Olisi oikeastaan pitänyt arvata, että TNS Gallupin ainoa henkilökohtainen työhuone kuuluu palkanlaskijalle. Muita rauhaa ja yksityisyyttä vaativia töitä varten jokaisessa neljässä kerroksessa on puhelin- ja neuvotteluhuoneita, joihin jokainen voi hakeutua tarpeen mukaan.

– Uusiin tiloihimme on tehty sinne tänne myös kohtaamispaikkoja, esimerkiksi mukavia sohvaryhmiä, joihin henkilöstö voi hakeutua pitämään tuumaustaukoa ja vaihtamaan ideoita, kertoo Onniselkä ja havainnollistaa:

– Vanhoissa toimitiloissamme seinillä oli erilaisia sääntötauluja ohjailemassa, kuinka eri tiloissa ollaan ja toimitaan. Uusissa tiloissa sääntely on osoittautunut tarpeettomaksi. Tilojen tarkoitus ja käyttö muodostuvat käytännön kautta luonnostaan.

Tilantarve puolittui

TNS Gallupissa työskentelee lähes 150 asiantuntijaa sekä vaihteleva määrä projektikohtaisia tutkimusassistentteja. Työtilat jakautuvat neljään pohjaratkaisultaan samankaltaiseen kerrokseen. Ennen Swing Plussaan muuttoa Gallupin käytössä oli 6500 m2, nyt sama joukko mahtuu runsaaseen 3000 neliöön. Minkäänlaisesta ahtautumisesta ei kuitenkaan ole kyse, sillä uudet tilat tuntuvat todella väljiltä ja avarilta.

– Väitän, että niukemmista neliöistä huolimatta jokaisella on täällä enemmän happea ympärillään, kommentoi Eila Onniselkä.

Uusiin pienempiin tiloihin muutto säästää vuokramenoissa. Onko näkyvissä muita mitattavia vaikutuksia, esimerkiksi työtyytyväisyyden suhteen?

– Aivan varmasti on positiivisia muutoksia, joita on tarkoitus myös selvittää tarkemmin ja jatkaa kehitystyötä, kertoo Onniselkä.

– Pelkän spontaanin palautteen perusteella on selvää, että henkilöstö on innoissaan uusista tiloista. Uutta toimistoa pidetään sekä viihtyisänä, tyylikkäänä että toimivana. Muutosta voidaan siis pitää varauksetta onnistuneena.

Uudet tilat, uusi mahdollisuus

TNS Gallup on yritys, jossa työsuhteet ovat tyypillisesti pitkiä. Kun iso osa henkilöstöstä on ollut talossa yli vuosikymmenen, on muutto uusiin tiloihin myös mahdollisuus tuoreuttaa toimintakulttuuria ja puhaltaa uutta intoa henkilöstöön.

– Parhaimmillaan muutto tarjoaa mahdollisuuden koko organisaation kehityshyppyyn, toteaa Eila Onniselkä.

Uusilla toimitiloilla on hyvä sauma rakentaa yrityksen brändiä myös ulospäin. TNS Gallupin uudet tilat viestivät asiakkaille modernisti toimivasta, avoimesta yrityksestä, joka on ylpeä pitkistä perinteistään. Gallupin 1940-luvulle juontuvat juuret näkyvät jykevissä antiikkisissa toimistokalusteissa, joilla modernia ympäristöä on paikka paikoin höystetty.

– Myös asiakkaamme ovat suhtautuneet muutokseen todella positiivisesti. Nyt toimistomme on ajassa kiinni myös ulkoisesti, Onniselkä summaa.